Qual a importância de guardar notas fiscais? Por quanto tempo?

Deixar de guardar notas fiscais pode causar muita dor de cabeça no futuro. Além de ser um ato passível de multa, ainda existe o perigo de precisar pagar pelos impostos das notas fiscais novamente. Um gasto a mais desnecessário para a empresa.

Em resumo, as notas fiscais de uma empresa devem ser armazenadas de acordo com o seu tipo.

• Nota Fiscal: 5 anos;
• Nota Fiscal de Saída: 10 anos;
• IRPJ: 10 anos;
• DAMEF: 5 anos;
• IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: 5 anos;
• LALUR: 10 anos
• Contas de água, luz e telefone: 5 anos;
• PIS: 10 anos.

Portanto, veja a seguir a importância de guardar notas fiscais do seu negócio e por quanto tempo, de acordo com cada tipo.

Qual a importância de guardar notas fiscais?

A nota fiscal é um documento que comprova o pagamento de impostos no ato de uma compra. Ela serve para validar que a operação de venda foi concretizada, garantindo mais segurança no processo.

Quando uma empresa não guarda suas notas fiscais, ela é capaz de enfrentar problemas, como riscos financeiros, descontroles contábeis e equívocos na estratégia do negócio.

Porém, não é só isso. Esse armazenamento não é apenas um hábito útil para evitar dificuldades, sua obrigatoriedade está na lei! As notas fiscais servem para que a Receita Federal mantenha sob controle o pagamento de impostos. 

Ao longo do tempo, esses documentos podem ser solicitados para averiguar possíveis inconsistências tributárias. 

Portanto, se você não tiver como comprovar que o pagamento foi feito, estará sujeito a sofrer penalizações: será obrigado a recolher novamente o tributo, com acréscimo de multa de até 20% do valor devido e juros da Taxa Selic (taxa básica de juros do Brasil).

Segundo o Portal Jornal Contábil os valores referentes as multas, podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização e em casos mais graves podem até mesmo levar à prisão.

Além desses fatos assustarem, é importante estar ciente que o costume de não guardar esses documentos pode fazer com que a empresa ainda seja enquadrada no crime de sonegação fiscal. Isso trata-se de esconder ou omitir valores financeiros na hora de declarar ganhos às autoridades, para pagar menos impostos. 

Segundo um levantamento do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), o faturamento não declarado pelas empresas brasileiras é de R$ 2,33 trilhões por ano.

Sendo assim, não restam dúvidas que as empresas devem colocar seus esforços para guardar notas fiscais.

Por quanto tempo devo guardar notas fiscais?

A legislação informa o prazo necessário para o armazenamento de cada tipo de comprovante de uma empresa. O setor financeiro precisa estar atento no tempo limite, pois desta forma evita-se os riscos mencionados e também a acumulação de documentos desnecessários.

Confira os prazos dos principais documentos fiscais para as empresas.

Nota Fiscal

Esse documento comprova não só a aquisição de algo, mas também garante que os impostos foram pagos. De acordo com a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173, o prazo de guarda do documento é de 5 anos.

Nota Fiscal de Saída

A nota fiscal de saída é guardada pelo consumidor final. Ela é emitida quando o produto deixa o estoque e vai para o cliente. Ela deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46.

IRPJ

IRPJ é o Imposto de Renda de Pessoas Jurídicas, cobrado de todas as empresas com CNPJ ativo no país. Ele precisa ser guardado por um período de 10 anos, segundo o Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social.

DAMEF

Segundo a lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional, a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal deve ser guardada por 5 anos.

IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI

Esses impostos são recolhidos por entes da união diferentes, mas possuem o mesmo tempo de guarda. São 5 anos, de acordo com o Código Tributário Nacional e seu artigo 173.

LALUR

O Livro de Apuração de Lucro Real precisa ser preservado por 10 anos, a partir do último registro feito nele, conforme previsto no Art. 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social. O LALUR é o documento que reúne as informações que identificam o valor dos tributos devidos pela empresa.

Contas de água, luz e telefone

O prazo para armazenar as contas deste tipo da sua empresa é de 5 anos, segundo a Lei 5.172, Art 173 do Código Tributário Nacional.

PIS

Já para o PIS (Programa de Integração Social), é necessário guardá-lo por 10 anos, conforme a Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP.

Como guardar notas fiscais de forma segura?

Devido a importância desses documentos, é preciso muita atenção no momento de armazená-los, independente do tamanho da empresa. 

São muitos os documentos fiscais que precisam ser guardados para possíveis conferências, portanto, o setor financeiro precisa estar ciente dos prazos estabelecidos e saber como fazer isso com segurança.

Essa segurança deve ser acompanhada de acessibilidade, pois uma consulta fácil aos documentos fiscais é essencial. Isso torna o processo prático e eficiente.

Antigamente, era comum separá-los em pilhas de papéis dentro de pastas e arquivos. Porém, hoje em dia, muitos deles já possuem versão digital. A Nota Fiscal Eletrônica é um bom exemplo disso. 

Nesse caso, é importante frisar que você precisa guardar os arquivos .XML, pois é ele que tem validade fiscal. Já o DANFE (a versão pdf do documento) não é obrigatório guardar.

A maneira mais segura de armazenar suas notas fiscais é digitalmente. Gerenciar esses arquivos fica mais fácil, podendo ser uma prática otimizada através de softwares próprios para isso.

O armazenamento em nuvem é ideal, pois os provedores oferecem backups periódicos, com mecanismos de segurança como antivírus e criptografia. Além disso, há acesso fácil a partir de qualquer local. 

No entanto, também é recomendado também salvar cópias no computador, em HDs externos, CDs ou pendrives, como uma forma de garantia. Assim, você mantém os arquivos organizados, sem perigo de perdê-los.

Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para conectar o seu ERP, TMS e WMS e consultar qualquer nota fiscal emitida no território brasileiro. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.