Conheça 5 dicas que toda empresa deve ter na gestão do recebimento de notas fiscais

Quer evitar prejuízos, problemas burocráticos e maiores dores de cabeça com a Receita Federal? Então algumas ações precisam ser executadas na hora do recebimento de notas fiscais de compras efetuadas com fornecedores e parceiros comerciais.

Mais do que evitar problemas futuros, enfrentar problemas difíceis com o leão pode trazer impactos negativos em toda sua receita comercial e processos operacionais. Portanto, não dá para imaginar um empreendimento de sucesso sem um controle eficiente de impostos e obrigações fiscais, concorda?

E por ser um documento tão banal no nosso dia a dia, muitos gestores de primeira viagem podem achar que lidar com notas fiscais é uma tarefa mais simples do que parece. Ledo engano!

Diante disso, separamos 5 dicas cruciais que toda empresa deve seguir para garantir que o recebimento de notas fiscais seja consistente e bem feito. Ficou curioso? Continue a leitura até o fim para entender melhor. 

5 dicas para o recebimento de notas fiscais

1. Tenha controle sobre todo recebimento fiscal da empresa

A primeira dica para lidar com o recebimento de notas fiscais é atentar-se com as famosas notas frias. Esse tipo de falcatrua consiste na emissão de notas fiscais fictícias de compras jamais feitas.

Essa prática é uma intervenção criminal da contra seu Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e geralmente é utilizada em casos de sonegação de impostos e lavagem de dinheiro.

Portanto, é fundamental uma gestão e organização minuciosa de todos os seus documentos fiscais e tributários para evitar ser vítima de notas frias, monitorar se as informações discriminadas nos documentos são consistentes e não deixar de registrar nenhuma NF no caminho.

2. Saiba a diferença entre DANFE e nota fiscal

É comum que quando sua empresa esteja recebendo um produto, um resumo da nota fiscal seja entregue junto com a entrega. Esse resumo é conhecido como Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

Sua finalidade é justamente fornecer um apanhado das principais informações da NF-E em um documento físico que comprove a transação no momento do recebimento do produto.

Portanto, já que a emissão da nota fiscal foi feita de forma virtual, o DANFE resulta em apenas documento auxiliar e não resulta em um recebimento fiscal oficial.

Portanto, o responsável pela gestão contábil da empresa não pode cometer esse erro e deve diferenciar os dois documentos.

3. Confira a autenticidade da nota fiscal

O terceiro item da nossa lista de como evitar recebimento em notas fiscais diz respeito à autenticidade. Esse fator é fundamental, pois uma NF falsa pode acarretar em sérios problemas para sua empresa com o fisco.

Entre os revezes, estão multas e penalidades bem salgadas para o bolso do contribuinte.

Especialmente em situações de emissão de nota fiscal eletrônica e entrega do DANFE, há dicas específicas para orientação. Nesse documento auxiliar, está uma chave de acesso que permite visualizar a NF-E e avaliar se ela é autêntica ou não. 

Em caso de perceber alguma inconsistência ou falsidade, inicie um processo de recusa de nota fiscal.

4. Faça auditoria fiscal periódica

Quer mitigar ao máximo a possibilidade de erros e inconsistências no seu recebimento fiscal? Invista em auditorias fiscais periódicas.

Dessa forma, é passado um pente fino em todo o intervalo fiscal abrangido pela revisão e, assim, garante-se que a gestão fiscal do seu negócio está de acordo com todos os deveres e protocolos exigidos pela legislação e autoridades competentes, como a SEFAZ e a Receita Federal.

Portanto, esse investimento pode parecer custoso em um primeiro momento, mas sua eficácia em evitar possíveis multas e penalidades do leão faz valer a pena todo o tempo e dinheiro gasto.

5. Invista em automatização

Insistir em trabalho manual para gestão fiscal/tributária é uma ação de pode acarretar em muitos erros, inconsistências e demora para analisar uma série de documentos. Especialmente em termos de transformação digital, quando ferramentas de inteligência de dados e automação podem auxiliar o trabalho humano em diversas frentes.

Nesse contexto, conte com um API de consulta de nota fiscal para validar as operações fiscais de seus clientes e fornecedores com o cruzamento em tempo real com a base de dados da Receita Federal.

Uma ferramenta como essa pode ser útil para:

• Baixar um grande volumes de notas fiscais em formatos diversos ao mesmo tempo;
• ter acesso a todos o conteúdo de uma NF;
• apurar corretamente todos os impostos do ano fiscal.

Gostou do conteúdo sobre os 5 erros em vendas B2B que não devem ser cometidos? Temos certeza de que com essas dicas suas vendas corporativas só tendem a crescer. Até a próxima!

Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.